من الدروس الهامة التي يجب علينا فهمها جيدا قبل دخول امتحان “معالجة النصوص” للرخصة الدولية لقيادة الحاسب الآلي ICDL درس “دمج المراسلات” Mail Merge  , حيث تتكرر الاسئلة عن هذا الدرس في كل امتحان تقريباً.

لفهم معنى مصطلح “دمج المراسلات” (Mail Merge) نفرض ان شركة ما تريد طباعة رسالة لكل موظف من موظفيها على حدى, تحتوي هذه الرسالة على مجموعة من البيانات الخاصة بالموظف , مثل  “اسم الموظف”, و “عدد ايام الغياب” , و “الراتب”, و يبلغ عدد الموظفين في هذه الشركة 100 موظف , بالطبع سيكون من المجهد كتابة 100 رسالة بشكل منفصل او كتابة رسالة واحدة و التعديل عليها 100 مرة , و بالطبع سيستغرق هذا وقتاً طويلاً ايضاً.

وبدلاً من كتابة الرسالة و التعديل عليها 100 مرة لتناسب كل موظف , يمكننا كتابة الرسالة مرة واحدة فقط بدون كتابة تفاصيل الموظف,و حفظ هذه الرسالة في مستند .
ثم كتابة تفاصيل الموظفين جميعاً في جدول في مستند اخر.
ثم نقوم بدمج الرسالة الاولى مع بيانات الجدول من الرسالة الثانية باستخدام تقنية “دمج المراسلات” (Mail Merge) التي يوفرها لنا برنامج ميكروسوفت وورد.

و في هذه الحالة يسمى المستند الاول الذي يحتوي على نص الرسالة بالمستند الرئيسي (Main Document).
و يسمى المستند الثاني الذي يحتوي على تفاصيل الموظفين بمصدر البيانات (Data Source).

و بهذا عند استخدام تقنية “دمج المراسلات” (Mail Merge) من برنامج ميكروسوفت وورد لدمج المستند الرئيسي مع مستند مصدر البيانات يتم تكوين نسخة من “المستند الرئيسي” لكل موظف على حدى , تحتوي على بيانات الموظف التي يتم الحصول عليها من الجدول الموجود في المستند “مصدر البيانات” (Data Source).

و عند تطبيق ذلك عملياً سنتبع ثلاث خطوات:-

1. الخطوة الاولى : إنشاء المستند الرئيسي.
2. الخطوة الثانية : إنشاء مستند مصدر البيانات.
3. الخطوة الثالثة : إجراء عملية الدمج.

الخطوة الاولى : إنشاء المستند الرئيسي

لإنشاء “مستند رئيسي” (Main Document) لاستخدامه لدمج المراسلات (Mail Merge) نقوم بإنشاء مستند عادي و نقوم بحفظه تماما كما نفعل مع اي مستند اخر.

فمثلا اذا ارادت شركة ما  طباعة رسالة لكل موظف من موظفيها تحتوي على مجموعة من البيانات الخاصة بالموظف , هذه البيانات هي : –

• “اسم الموظف”
• “عدد ايام الغياب”
• “الراتب”

لإنجاز ذلك سنقوم بإنشاء مستند وورد و كتابة الرسالة بالشكل التالي:-

بسم الله الرحمن الرحيم
الى قسم الشؤون المالية والادارية.
بعد التحية,
نفيدكم بان الموظف :-
لديه عدد ايام غياب :-
و هذا للعلم و لاجراء ما يلزم و صرف راتبه الشهري , علما بان الراتب الاساسي يساوي :-
و السلام عليكم و رحمة الله و بركاته

ثم نقوم بحفظ هذا المستند تماما كما نفعل مع أي مستند اخر.

بهذا نكون قد انشأنا الرسالة الرئيسية او “المستند الرئيسي” (Main Document).

و نلاحظ اننا لم نكتب اي بيانات لاي موظف في المستند الرئيسي ,وانما تركنا مكان البيانات فارغ , اي اننا لم نكتب اسم الموظف ولا عدد ايام غيابه ولا راتبه الاساسي.

الخطوة الثانية : إنشاء مستند مصدر البيانات

لإنشاء مستند مصدر البيانات “مستند رئيسي” (Main Document) لاستخدامه لدمج المراسلات (Mail Merge) نقوم بإنشاء مستند عادي و نقوم بحفظه تماما كما نفعل مع اي مستند اخر.

لإنشاء مستند “مصدر بيانات” (Data Source) و يسمى ايضا “قائمة المراسلة” (Mailing List) نجري ذلك في ثلاث خطوات سريعة كالتالي:-

• اولاً : نقوم بإنشاء مستند عادي و نقوم بإدراج جدول فيه , ثم ندخل في هذا الجدول البيانات التي نريد , تماماً كما نفعل مع اي مستند اخر.
• ثانياً : نقوم بتحويل الجدول الى نص.
• ثالثاً : نقوم بحفظ المستند في صيغة ملف نصي (Plain Text).

فمثلا , في مثالنا هذا , لإنشاء مستند “مصدر بيانات” (Data Source) يحتوي على بيانات الموظفين نجري التالي :-

اولاً: نقوم بإنشاء مستند عادي و نقوم بإدراج جدول و ندخل فيه بيانات الموظفين بالشكل التالي:-

ثانياً : نقوم بتحويل الجدول الى نص.

فبعد الانتهاء من ادخال البيانات في الجدول نقوم بتحديد الجدول بالنقر عليه , ثم نقوم بفتح تبويب “تخطيط” , ثم من هذا التبويب ننقر على “تحويل الى نص” .

بالنقر على “تحويل الى نص” من تبويب “تخطيط” لتحويل الجدول الى نص,  يظهر مربع حوار “تحويل الجدول الى نص” (Convert Table To Text) , نختار منه الخيار “علامات الجدولة” (Tabs) و ننقر على زر موافق” (Ok).

فيتم تحويل الجدول الى نص , و نلاحظ اختفاء الجدول و ظهور نص بمحتويات الجدول بدلاً منه.

ثالثاً : حفظ المستند في صيغة ملف نصي (Plain Text).

بعد إنشاء الجدول وإدخال البيانات فيه , ثم تحويل الجدول الى نص , نقوم بحفظ المستند في صيغة (Plain Text) بالنقر على تبويب ملف لفتح هذا التبويب و عرض محتوياته , ثم النقر منه على “حفظ باسم” , فيظهر مربع حوار “حفظ بأسم” , نختار منه صيغة الملف (Plain Text ) من خانة “حفظ كنوع” , ثم ننقر على زر “حفظ” فيتم حفظ المستند كنوع (Plain Text).

و بهذا نكون قد انشأنا مستند “مصدر بيانات” (Data Source) او “قائمة المراسلة” (Mailing List) الذي يحتوي على بيانات الموظفين.

الخطوة الثالثة : إجراء عملية الدمج

بعد ان قمنا بإنشاء “مستند رئيسي” (Main Document) و مستند “مصدر البيانات” او “قائمة المراسلة” سنقوم الان بدمج قائمة المراسلة هذه مع المستند الرئيسي و ذلك كما يلي:-

نقوم اولا بفتح “المستند الرئيسي” (Main Document) الذي كتبنا فيه رسالتنا الرئيسية, ثم ننقر على تبويب “مراسلات” , ثم من هذا التبويب ننقر على “بدء دمج المراسلات”.

فتظهر قائمة ننقر منها  “معالج دمج المراسلات خطوة بخطوة”.

فيظهر لوح المهام الخاص بإدارة “دمج المراسلات” (Mail Merge) في طرف نافذة البرنامج.

من لوح المهام هذا نختار نوع المستند الذي نريد دمجه و هو “رسائل” (Letters) ثم ننقر على “التالي” (Next).

ثم نحدد المستند الرئيسي او مستند البداية الذي نريد استخدامه ,و هو المستند الحالي, بالنقر على “استخدام المستند الحالي ” (User The Current Document) ثم ننقر على “التالي” (Next).

ثم نقوم بتحديد مصدر البيانات باختيار “استخدام قائمة موجودة” (Use An Existing List) ثم ننقر على “استعراض” و نختار ملف مصدر البيانات الذي قمنا بإنشائه سابقاً.

فيظهر “مربع حوار” (Dialog Box) “تحديد مصدر البيانات” (Select Data Source) ليساعدنا على تحديد مستند “مصدر البيانات” (Data Source) المطلوب , فنختار المستند الذي انشأناه ثم ننقر على “فتح” (Open).

فتظهر رسالة توضح البيانات التي تم العثور عليها في المستند الذي اخترناه , فننقر من هذه الرسالة على زر “موافق” (Ok).

ثم ننقر على “التالي” (Next) من لوح المهام.

و بهذا نكون قد حددنا نوع او طريقة الدمج التي نريد , و حددنا مستند المصدر او مستند البداية ,و حددنا مصدر البيانات.

الان سنقوم بتحديد الحقول من مستند  مصدر البيانات و مكان إدراجها في المستند الرئيسي.

و بكلمات اخرى , سنخبر البرنامج ان يقوم بجلب و احضار البيانات من خانة “اسم الموظف” من مستند مصدر البيانات, و إدراجها في نهاية السطر الرابع من المستند الرئيسي امام جملة “نفيدكم بان الموظف:-” .

و جلب البيانات من خانة او حقل “عدد ايام الغياب” و إدراجها في نهاية السطر الخامس من المستند الرئيسي امام جملة ” لديه عدد ايام غياب:-” , و هكذا.

ان ههذا العملية تسمى عملية إدراج حقول الدمج , اي إدراج الحقول التي سيتم دمجها من مستند مصدر البيانات الى المستند الرئيسي.

لإدراج الحقول من مستند مصدر البيانات الى المستند الرئيسي ننقر على “مزيد من العناصر” (More Items) من لوحة المهام.

فيظهر مربع حوار “إدراج حقل دمج” (Insert Merge Field), يحتوي على اسماء الحقول التي يمكن إدراجها في المستند , و هي اسماء الاعمدة في الجدول الذي انشأناه سابقاً.

نستخدم مربع الحوار هذا لإدراج الحقول الى المستند الرئيسي, و يكون ذلك بتحديد مكان ادراج الحقل في المستند الرئيسي ,بالنقر بزر “الفأرة” في المكان المطلوب لوضع مؤشر الكتابة فيه, اولاً ثم ننقر على “مزيد من العناصر” لإظهار مربع الحوار هذا و نختار الحقل الذي نريد و ننقر على زر “ادراج” (Insert).

و في مثالنا هذا لإدراج حقل “اسم الموظف” الى المستند الرئيسي , ننقر في نهاية السطر الرابع و تحديدا في نهاية جملة :-

نفيدكم بان الموظف:-

لوضع مؤشر الكتابة هنا , ثم ننقر على “مزيد من الحقول” لإظهار مربع الحوار “إدراج حقول دمج” ثم نحدد الحقل “اسم_الموظف” من مربع الحوار, و ننقر على زر “إدراج” (Insert), فيتم إدراج الحقل في المستند الرئيسي , و نلاحظ ظهور اسم الحقل في المستند بين قوسين بالشكل التالي:-

نفيدكم بان الموظف :- «اسم_الموظف»

نكرر الخطوات السابقة لإدراج الحقول الاخرى ليظهر المستند في النهاية بالشكل التالي:-

بسم الله الرحمن الرحيم
الى قسم الشؤون المالية والادارية.
بعد التحية,
نفيدكم بان الموظف :- «اسم_الموظف»
لديه عدد ايام غياب :- «عدد_ايام_الغياب»
و هذا للعلم و لاجراء ما يلزم و صرف راتبه الشهري , علما بان الراتب الاساسي يساوي :- «الراتب_الاساسي»
و السلام عليكم و رحمة الله و بركاته

لاحظ اننا يجب علينا تحديد مكان إدراج الحقل في المستند الرئيسي بالنقر فيه بزر الفأرة اولا قبل إظهار مربع حوار إدراج الحقول, و بعد إدراج الحقل ,يمكننا إغلاق مربع الحوار , ثم نحدد مكان الحقل الثاني ثم نظهر مربع الحوار مرة اخرى , ونكرر هذه الخطوات حتى نقوم بإدراج جميع الحقول المطلوبة.

و بعد الانتهاء من إدراج الحقول , ننقر على زر الاغلاق لإغلاق مربع الحوار هذا , و ننقر على “التالي” (Next) من لوح المهام .

فيتم دمج البيانات من مستند “مصدر البيانات” مع الرسائل في “المستند الرئيسي” و تظهر معاينة لرسالة الرئيسية بالشكل التالي:-

بسم الله الرحمن الرحيم
الى قسم الشؤون المالية والادارية.
بعد التحية,
نفيدكم بان الموظف :- علي
لديه عدد ايام غياب :- 3
و هذا للعلم و لاجراء ما يلزم و صرف راتبه الشهري , علما بان الراتب الاساسي يساوي :-100
و السلام عليكم و رحمة الله و بركاته

بالنقر على زر الرسالة التالية , يتم عرض الرسالة مع بيانات الموظف التالي , و باستمرار النقر على هذا الزر يمكننا عرض باقي بيانات الموظفين الاخرين.

بسم الله الرحمن الرحيم
الى قسم الشؤون المالية والادارية.
بعد التحية,
نفيدكم بان الموظف :- احمد
لديه عدد ايام غياب :- 1
و هذا للعلم و لاجراء ما يلزم و صرف راتبه الشهري , علما بان الراتب الاساسي يساوي :-120
و السلام عليكم و رحمة الله و بركاته

يمكننا طباعة هذه الرسائل بالنقر على “التالي” (Next) ثم ننقر على “طباعة” (Print).

فيظهر مربع حوار “إرسال الدمج الى الطابعة” الذي يساعدنا على اختيار الرسائل التي نريد طباعتها , إما طباعة كافة الرسائل , او الرسالة الحالية او عدد معين من الرسائل , ثم ننقر على زر موافق.

فيتم طباعة الرسالة او الرسائل التي اخترناها.

ان استخدام تقنية “دمج المراسلات” يسهل علينا كثيراً عملية طباعة الرسائل المتكررة بشكل سهل و سريع.

كما تتيح لنا هذه التقنية إدراج البيانات من مصادر مختلفة , بداية من المستندات النصية البسيطة Plain Text و وصولاً الى قواعد البيانات الكبيرة , و في جميع الاحوال فإن الامر في غاية السهولة.

فعملية دمج المراسلات في ابسط صورها تتم بثلاث خطوات :-

• الخطوة الاولى : إنشاء المستند الرئيسي الذي يمثل الرسالة التي نريد طباعتها 

1. حيث يتم أنشاء هذا المستند تماما بنفس طريقة انشاء اي مستند اخر و حفظه.

• الخطوة الثانية : إنشاء مستند مصدر البيانات , الذي يمثل البيانات المتنوعة التي سيتم إدراجها الى المستند الرئيسي.

1. لإنشاء هذا المستند نقوم بإدراج جدول و ادخال البيانات التي تريد في هذه الجدول.
2. ثم نقوم بتحويل الجدول الى نص.
3. ثم نقوم بحفظ المستند في شكل ملف نصي بسيط Plain Text.

• الخطوة الثالثة : إجراء عملية الدمج

1. لإجراء عملة الدمج نقوم بتحديد المستند الرئيسي ثم نقوم بتحديد مستند مصدر البيانات.
2. ثم نقوم بإدراج الحقول من مستند مصدر البيانات الى المكان الذي نريد في المستند الرئيسي.
3. ثم نقوم بعملية الطباعة.

ان الامر في غاية البساطة لكنه في بداية الامر يتطلب التدريب الجيد لاحتوائه على العديد من الخطوات .

لذلك يجب علينا التطبيق العملي لهذا الدرس و تكراره عدة مرات حتى نجيد استخدام تقنية دمج المراسلات .

تمنياتي للجميع بالتوفيق

16-5-2016